Wie funktioniert Business-Automatisierung?

Kurz erklärt

Ein automatisierter Ablauf ist eine feste Kette von Schritten, die ein Programm für Sie ausführt – jedes Mal gleich und rund um die Uhr. Wo eine Entscheidung nötig ist, hilft KI, zum Beispiel beim Sortieren von E-Mails. Wo es kritisch wird, entscheidet ein Mensch.

Ein Ablauf – Schritt für Schritt

1. 1

   Ein Auslöser

   Eine E-Mail kommt an, ein Formular wird ausgefüllt, ein Termin wird gebucht – oder eine feste Uhrzeit ist erreicht.

2. 2

   Daten holen und prüfen

   Der Ablauf holt die nötigen Daten aus Ihren Programmen und prüft, ob alles vollständig ist.

3. 3

   Entscheiden

   Nach festen Regeln oder mit KI: Was ist das für eine Anfrage, wohin gehört sie, was ist zu tun?

4. 4

   Ausführen

   E-Mail beantworten oder weiterleiten, Dokument erstellen, Eintrag im CRM anlegen, Erinnerung verschicken.

5. 5

   Absichern

   Jeder Ablauf hat Prüfungen und einen Plan B. Kritische Fälle gehen an einen Menschen, und nichts wird doppelt ausgeführt.

Mit welchen Programmen

Gebaut wird mit n8n, Make oder Zapier – je nachdem, was zu Ihnen passt.

• Google Workspace: Gmail, Google Kalender, Sheets und Docs
• CRM-Systeme wie HubSpot
• Datenbanken, REST-Schnittstellen und Webhooks
• Eigene Werkzeuge für Abläufe im Browser oder am Desktop, wenn ein Programm keine Schnittstelle hat

Sie müssen Ihre Software nicht wechseln: Ihre Systeme bleiben – wir lassen sie zusammenarbeiten.

Was sich typischerweise automatisieren lässt

• Eingehende E-Mails lesen, sortieren, beantworten oder an die richtige Person weiterleiten
• Angebote, Protokolle und Zusammenfassungen automatisch erstellen
• Kontakte, Anfragen und Status im CRM pflegen – ohne Abtippen und ohne Dubletten
• Nachfassen und Erinnern, ohne dass jemand daran denken muss
• Daten recherchieren, anreichern und bewerten

So läuft es bei uns selbst

Bei BERGORA.AI laufen dieselben Abläufe jeden Tag im Hintergrund: mehr als 25.000 automatische Abläufe pro Monat, über eine Million Datensätze täglich automatisch analysiert, und unsere Kundenkartei wird jede Minute mit dem Kalender abgeglichen. Im Team merken wir davon nichts – alles läuft reibungslos und kostengünstig.

Datenschutz

• Nach DSGVO geplant: Verarbeitet werden nur die Daten, die ein Ablauf wirklich braucht.
• Ihre Abläufe hosten wir immer in Österreich, mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
• Interne Abläufe können so gebaut werden, dass Ihre Daten in Ihrem eigenen System bleiben.

So starten Sie

1. 1

   Erstgespräch

   Kostenlos, 15 Minuten, telefonisch. Wir schauen uns Ihre Abläufe an und schätzen realistisch ein, was KI übernehmen kann.

2. 2

   Konzept & Angebot

   Sie bekommen einen klaren Plan und ein schriftliches Angebot mit allen einmaligen und laufenden Kosten – bevor etwas gebaut wird.

3. 3

   Umsetzung & Test

   Wir bauen Ihr System genau nach Ihren Wünschen und testen alles gemeinsam mit Ihnen.

4. 4

   Start & Betreuung

   Ihr System geht live. Danach bleiben wir Ihr direkter Ansprechpartner – für Fragen, Anpassungen und Erweiterungen.

Was eine Automatisierung kostet, hängt von den Abläufen und Systemen ab. Das schriftliche Angebot nennt alle Kosten vorab.