Wie funktioniert ein KI-Telefonassistent?

Kurz erklärt

Der KI-Telefonassistent ist eine Stimme am Telefon, die Ihren Betrieb kennt. Er arbeitet mit einer spezialisierten Sprach-KI und ist mit Ihrem Kalender, Ihrem Postfach und Ihren Programmen verbunden. Was er sagt und was er übernimmt, legen Sie fest – mit Ihrem Namen, einer eigenen Stimme und Ihren Regeln.

Er ersetzt Ihr Team nicht, sondern nimmt ihm die wiederkehrenden Anrufe ab: Terminwünsche, Absagen, häufige Fragen und Rückrufwünsche. Alles, was einen Menschen braucht, geht sofort an Ihr Team.

Ein Anruf – Schritt für Schritt

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   Der Anruf kommt an

   Der Assistent hebt ab – ganz nach Ihrem Wunsch: innerhalb und außerhalb der Öffnungszeiten, ganztägig oder nur, wenn die Leitung besetzt ist.

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   Der Anrufer wird erkannt

   An der Telefonnummer erkennt er Stammkunden, begrüßt sie mit Namen und weiß, worum es zuletzt ging und wann der nächste Termin ist. In unserem eigenen System dauert das ab 30 Millisekunden.

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   Das Anliegen wird verstanden

   Der Assistent hört zu, fragt nach, wo etwas fehlt, und antwortet in der Sprache des Anrufers – je nachdem, welche Sprachen Ihr Betrieb braucht.

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   Er handelt

   Er prüft freie Zeiten und bucht, verschiebt oder storniert Termine direkt in Ihrem Kalender – bei uns ist eine freie Zeit ab 66 Millisekunden geprüft und ein Termin ab 0,97 Sekunden eingetragen. Häufige Fragen beantwortet er aus Ihrem freigegebenen Wissen, Rückrufwünsche nimmt er auf, Dringendes stellt er zu einem Menschen durch.

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   Er bestätigt

   Der Anrufer bekommt eine Bestätigung per SMS.

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   Sie behalten den Überblick

   Nach jedem Gespräch bekommen Sie eine Zusammenfassung per E-Mail, und die Kundenkartei ist aktuell. So sehen Sie jederzeit, was Ihr Assistent macht.

Was er übernimmt – und was nicht

• Übernimmt: Anrufe annehmen, Fragen zu Öffnungszeiten, Leistungen und Preisen Ihres Betriebs beantworten, Termine buchen, verschieben und stornieren, Rückrufwünsche aufnehmen, Dringendes durchstellen und jedes Gespräch zusammenfassen.
• Übernimmt nicht: medizinische, rechtliche oder steuerliche Beratung. Fachliche Auskünfte bleiben bei Ihnen und Ihrem Team.
• Arbeitet nach Ihren Regeln: Welche Fälle dringend sind und wann durchgestellt wird, legen Sie fest.

Für Praxen, Ordinationen und Kanzleien

In Zahnarztpraxen und Ordinationen nimmt der Assistent jeden Anruf an – auch in der Mittagspause und nach Ordinationsschluss –, vergibt und verschiebt Termine, gibt frei gewordene Termine an die Warteliste und erinnert an Kontrolltermine. Notfälle und medizinische Fragen gehen sofort an das Praxisteam.

In Kanzleien und der Steuerberatung nimmt er Erstanfragen auf, sortiert sie vor, vereinbart Beratungstermine und dokumentiert jedes Gespräch. Rechts- und Steuerberatung bleibt bei Ihnen.

Den Kalender binden wir direkt an. Ob Ihre Praxis- oder Kanzleisoftware angebunden werden kann, hängt von ihrer Schnittstelle ab – das klären wir im kostenlosen Erstgespräch.

Technik im Hintergrund

Die Stimme kommt von einer spezialisierten Sprach-KI. Alles dahinter bauen wir mit erprobten Bausteinen: Abläufe mit n8n, Termine im Kalender – zum Beispiel über Google Workspace –, Kontakte im CRM, etwa HubSpot, Bestätigungen per SMS und E-Mail. Weitere Programme verbinden wir über Schnittstellen und Webhooks.

Datenschutz

• Nach DSGVO geplant: Der Assistent fragt nur ab, was für Termin oder Rückruf nötig ist, und Zugriffe sind klar geregelt.
• Hosting immer in Österreich und ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Ihnen.
• Gesundheits- und Mandantendaten behandeln wir als besonders geschützte Daten.

So starten Sie

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   Erstgespräch

   Kostenlos, 15 Minuten, telefonisch. Wir schauen uns Ihre Abläufe an und schätzen realistisch ein, was KI übernehmen kann.

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   Konzept & Angebot

   Sie bekommen einen klaren Plan und ein schriftliches Angebot mit allen einmaligen und laufenden Kosten – bevor etwas gebaut wird.

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   Umsetzung & Test

   Wir bauen Ihr System genau nach Ihren Wünschen und testen alles gemeinsam mit Ihnen.

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   Start & Betreuung

   Ihr System geht live. Danach bleiben wir Ihr direkter Ansprechpartner – für Fragen, Anpassungen und Erweiterungen.

Eine Preisliste gibt es nicht, weil jeder Assistent anders ist. Das Angebot nennt alle Kosten – ohne versteckte Kosten.